Effizienter arbeiten - Mit dem LETTERSHOP MANAGER fit für die Zukunft.

Ausgabe: 01/2009

Artikel aus "Performance" - Das Fachmagazin für Performance Partner der Deutschen Post AG

Mit dem LETTERSHOP MANAGER bringen Dienstleister der Druck- und Weiterverarbeitungsbranche nicht nur ihre Geschäftsprozesse in Form - die Rundum-Softwarelösung der Deutschen Post macht sie fit für die Zukunft.

"Stellen Sie sich vor, es steht unangekündigt eine Lieferung vorgefertigtes Material vor der Tür, und die Auftragssachbearbeiter wissen nicht, was damit passieren soll" - das Szenario, das Thomas Hoffmeister, Vertriebsleiter Systempartner West bei der Deutschen Post AG, beschreibt, kommt in der Praxis bei Systempartnern oft genug vor. Gerade hier kann der LETTERSHOP MANAGER eine seiner Stärken ausspielen. "Es muss sofort ein Auftrag angelegt werden können, und genau dann ist es wichtig, dass das Softwaresystem flexibel reagiert."

Die ungeplante Beistellung ist nur ein Beispiel dafür, wie der LETTERSHOP MANAGER den Arbeitsalltag eines Druck- oder Weiterverarbeitungsbetriebs unterstützen kann. "Mit der Software haben wir eine leistungsstarke Branchenlösung geschaffen, mit der Dienstleister ihre Geschäftsprozesse optimieren und Kosten senken können", erklärt Thomas Hoffmeister.

Die Vorteile für die Betriebe liegen auf der Hand. "Sie profitieren von erhöhter Reaktionsfähigkeit, können flexibel auf Kundenwünsche reagieren und bauen so Wettbewerbsvorteile aus. Alle Abteilungen haben wieder Ressourcen frei, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: das Unternehmen nach vorn zu bringen!"

1. Zeit ist Geld
2. Post-Anwendungen sind integriert
3. Wie kommt die Software ins Haus?
4. Statements (von LETTERSHOP MANAGER Kunden)

Zeit ist Geld
Der LETTERSHOP MANAGER ist eine Komplettlösung für den gesamten Workflow im Betrieb - von der Auftragssteuerung und -abwicklung über die Produktion bis zur Buchhaltung. Und gerade das kann in heutiger Zeit erfolgsentscheidend sein. Denn nur eine effiziente Struktur macht fit für die Zukunft. "Es ist doch so, dass in den Firmen oft voneinander unabhängige Software vorhanden ist. Dadurch muss der Auftrag dann in den verschiedenen Systemen jedes Mal neu erfasst werden. Das führt zu Mehrfacharbeit, Fehlerquellen und mangelnder Transparenz. Statt eines großen Ganzen gibt es für die Teilbereiche Insellösungen, die oftmals nicht aufeinander abgestimmt sind", erklärt der 41-jährige Diplom-Ökonom, der das Projekt seit 2003 begleitet und die Vermarktung des Softwaresystems seit 2005 verantwortet.

Beim LETTERSHOP MANAGER befinden sich sämtliche Daten auf einer Plattform. Die Anwendungen sind miteinander vernetzt. Das ermöglicht den Zugriff auf die Auftrags- und Kundendaten zu jeder Zeit, an jedem Punkt innerhalb des Unternehmens. Damit sorgt die Komplettlösung für eine wesentlich schnellere und effizientere Auftragsabwicklung und gleichzeitig für mehr Transparenz - auch gegenüber dem Kunden. Fehlerquellen lassen sich minimieren, die Zusammenarbeit mit dem Kunden verbessern und die Qualität steigern. "Die Abläufe greifen optimal ineinander", bringt es der Projektleiter auf den Punkt.

Denn im LETTERSHOP MANAGER ist auch die gesamte Kundenhistorie hinterlegt. Einmal erfasste Daten bleiben in jeder Bearbeitungsphase der Auftragsabwicklung abrufbar. Es sind immer die aktuellen Daten auf dem Rechner. So ist jeder Mitarbeiter, der für das System freigeschaltet wurde, sofort auskunftsfähig. "Etwa wenn ein Kunde von einem Auftrag nachträglich einen Nachweis der Auflieferung haben möchte." Dann kann, so Hoffmeister, der Mitarbeiter einfach im System nachschauen und den Kunden sofort informieren.

Post-Anwendungen sind integriert
Natürlich können auch andere Softwaresysteme durchgängige Arbeitsprozesse schaffen. Das Besondere am LETTERSHOP MANAGER ist, dass branchenspezifische Themen, die das Tagesgeschäft eines Druck- und Weiterverarbeitungsbetriebs unmittelbar betreffen, berücksichtigt wurden. "Die Software ist kein starres Gebilde, sie lässt sich auf die speziellen Gegebenheiten im Betrieb anpassen," nennt der Vertriebsleiter einen der Gründe, warum die Softwarelösung in der gesamten Branche eingesetzt werden kann. Dazu gehört auch das gerade für die Direktmarketing-Branche wichtige Zusammenspiel mit der Deutschen Post AG. "Wir haben bei der branchenspezifischen Entwicklung der Software entscheidend mitgewirkt", erklärt Hoffmeister. Dadurch konnten nicht nur verschiedene Post-Tools wie INFOPOST-MANAGER, PROSPEKTSERVICE, MANAGER PRESSE DISTRIBUTION integriert werden, auch das elektronische Auftragsmanagement (AM) wird voll unterstützt. Sprich: Die gesamte Kommunikation mit der Deutschen Post wurde optimiert. "Und dass der Anwender die Daten während des Auftrags auch wirklich an der relevanten Stelle aufrufen kann, das ist das Know-how, das wir eingebracht haben. Diese Verzahnung finden Sie in dieser Form bei keiner anderen Auftragssteuerungssoftware." Rund 300 Lizenzen für den LETTERSHOP MANAGER sind seit seiner Markteinführung vor rund drei Jahren bereits vergeben worden. Die unterschiedlichsten Unternehmen - vom kleinen Mittelstandsbetrieb bis zum Großbetrieb - haben die Branchenlösung bei sich laufen. Für den Vertriebsleiter ein klares Signal, dass das Angebot am Markt sehr gut angenommen wird. Dabei ist die Software - auch wenn es der Name so vermittelt - nicht nur für Lettershops interessant, sondern auch für Druckereien, Buchbindereien, Fulfillment- oder Konfektionsbetriebe. "Alle Dienstleister, die am Ende des Tages Waren in der Konfektionierung haben und mit der Deutschen Post AG zusammenarbeiten," fasst Hoffmeister die Klientel für den LETTERSHOP MANAGER zusammen.

Wie kommt die Software ins Haus?
Zunächst erfolgt eine individuelle Präsentation des LETTERSHOP MANAGERs vor Ort. Dabei werden auch spezifische Anforderungen des Betriebs berücksichtigt. Hat sich das Unternehmen zur Installation der Software entschlossen, erfolgt in den nächsten Schritten die Projektierung, Schulung der Mitarbeiter und Installation. Dafür hat sich die Deutsche Post AG einen kompetenten Partner ins Boot geholt: die ITVision Service Providing GmbH aus Herford. Das auf die Anpassung und Betreuung von ERP-Lösungen spezialisierte mittelständische Unternehmen sorgt auch beim LETTERSHOP MANAGER für eine reibungslose Umstellung. Außerdem übernimmt es den Support und Upgrades. Da es sich beim LETTERSHOP MANAGER um ein komplettes Softwaresystem handelt, sollten Firmen für die Implementierung einen gewissen Zeitraum einplanen. Außerdem sind betriebswirtschaftliche Strukturen vorteilhaft.

Weitere Informationen im Internet unter: www.deutschepost.de/lettershopmanager
per E-Mail: lettershopmanager@deutschepost.de
oder beim Kundenberater der Deutschen Post

Statements
"Wir nutzen das System seit Oktober 2005 und sind sehr zufrieden damit. Unsere Intention war damals, unsere kaufmännische Ausrichtung, sprich: Controlling und Buchhaltung, zu verbessern. Der LETTERSHOP MANAGER verknüpft alle Bereiche - von Angebot und Auftragsbearbeitung über Finanzbuchhaltung bis zur Nachkalkulation. Und genau dieses Gesamtübergreifen sowie die branchenspezifische Ausrichtung haben uns als Lettershop mit 100 Mitarbeitern überzeugt."
Bernd Heesch, Kaufmännischer Leiter und Prokurist bei Normpack, Marne

"Der größte Vorteil für uns als Fulfillment-Dienstleister ist zum einen die klare Struktur und Durchgängigkeit der Branchenlösung, zum anderen ist uns die Anbindung an die Deutsche Post wichtig. Wir arbeiten einheitlich mit einem System und sind immer und jederzeit auf dem aktuellen Stand der Aufträge. Wir nutzen den LETTERSHOP MANAGER seit März 2008 und haben dies bis jetzt nicht bereut."
Erik Eden, Geschäftsführer von RTS Scholz, Bremen

"ssm war von Anfang an maßgeblich an der Entwicklung des Anforderungsprofils für dieses Softwarepaket dabei. Wir haben mit dem LETTERSHOP MANAGER eine Software gefunden, die in großen Teilen den Branchenbedürfnissen sehr gut entspricht. Die Software ermöglicht uns als Direktmarketing-Spezialisten mit 180 Mitarbeitern integriertes Arbeiten vom Angebot bis zur Rechnungsstellung. Die Begleitung des kaufmännischen Wegs ist sehr gut abgebildet."
Michael Stetter, geschäftsführender Gesellschafter der ssm system service marketing gmbh, Mannheim

"Mit dem LETTERSHOP MANAGER haben wir eine sehr gute Kommunikationsbasis für unser Unternehmen geschaffen. Durch die jederzeit abrufbaren Informationen zu Interessenten, Kunden, Lieferanten, Angeboten und Aufträgen können unsere Mitarbeiter schnell und flexibel auf Kundenanforderungen reagieren. Uns gefällt die Individualität. Die Branchensoftware ist für uns als Lettershop durch das Angebot von Modulen eine maßgeschneiderte Lösung, die darüber hinaus eine Schnittstelle zu den Produkten der Deutschen Post AG bietet. Ein Vorteil über das System hinweg ist die angenehme und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Deutschen Post AG und der ITVision Service Providing GmbH als leistungsfähige und kompetente Partner."
Hermann Menge, Geschäftsführer Direkt Marketing Service Menge & Partner GmbH, Harrislee

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